Jak zaplanować zaległy urlop przed końcem roku? Terminy, prawa i rozmowa z pracodawcą

Urlop, którego nie wykorzystasz w tym roku, nie przepada. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca musi go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku. To jednak termin ostateczny, a nie wygodny plan. Jeśli w październiku zostało ci kilkanaście dni, najrozsądniej jest od razu policzyć, ile dni realnie da się wziąć do końca grudnia, porozmawiać z przełożonym o konkretnych terminach i resztę przenieść na pierwszy kwartał, zanim dojdzie nowa pula na kolejny rok. Odkładanie urlopu „na później” rzadko kończy się odpoczynkiem. Częściej kończy się zmęczeniem i nerwowym upychaniem wolnego we wrześniu.

Ile czasu masz na wykorzystanie zaległego urlopu

Najważniejsze zasady z Kodeksu pracy, które warto znać przed rozmową z pracodawcą:

• Urlop udziela się w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Taki jest obowiązek pracodawcy.
• Urlop niewykorzystany w terminie trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
• Co najmniej jedna część urlopu, jeśli dzielisz go na części, powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
• Urlop na żądanie to 4 dni w roku, które są częścią ogólnej puli, a nie dodatkowymi dniami.
• Ekwiwalent pieniężny przysługuje dopiero wtedy, gdy stosunek pracy się kończy, a urlop nie został wykorzystany. W trakcie zatrudnienia nie można „sprzedać” urlopu pracodawcy.

Sam termin 30 września nie oznacza, że po nim prawo do urlopu znika. Roszczenie przedawnia się co do zasady po trzech latach. W praktyce jednak przeciąganie zaległości latami to sygnał, że coś jest nie tak z obciążeniem pracą albo z organizacją zespołu.

Wymiar urlopu zależy od stażu pracy: 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy co najmniej 10 latach. Do stażu wlicza się także okres nauki, na przykład ukończone studia dają 8 lat. Warto to sprawdzić, bo zdarza się, że po przekroczeniu progu 10 lat kadry nie od razu naliczają wyższą pulę.

Kiedy pracodawca może wysłać cię na urlop bez twojej zgody

Wiele osób jest zaskoczonych, gdy przełożony informuje, że w określonym terminie mają wykorzystać zaległe dni. Według utrwalonego orzecznictwa pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin zaległego urlopu, bo to on odpowiada za to, by pracownik z urlopu skorzystał. Podobnie w okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeśli pracodawca udzieli go w tym czasie.

Lepiej więc samemu przejąć inicjatywę. Jeżeli zaproponujesz terminy jako pierwszy, masz większy wpływ na to, czy wolne wypadnie w tygodniu między świętami, czy w zwykłym tygodniu w lutym. Pomaga też świadomość, że urlop to nie przywilej, o który trzeba prosić, tylko prawo, którego wykorzystanie leży również w interesie firmy.

Jak policzyć dni i ułożyć plan do końca roku

Zacznij od twardych liczb. Sprawdź w systemie kadrowym albo zapytaj dział kadr, ile dni zostało z poprzedniego roku, a ile z bieżącego. Potem przejrzyj kalendarz do końca grudnia i zaznacz:

1. terminy projektów, zamknięć miesięcy i innych okresów, w których twoja obecność jest naprawdę potrzebna,
2. dni wolne od pracy, które można „przedłużyć” jednym lub dwoma dniami urlopu,
3. terminy urlopów współpracowników, żeby nie zostawić zespołu bez zastępstwa,
4. okres przedświąteczny, w którym chętnych do wolnego jest najwięcej.

Dobrym rozwiązaniem bywa podział: jeden dłuższy blok wolnego (choćby tydzień między świętami a Nowym Rokiem) i kilka pojedynczych dni rozłożonych w listopadzie. Pojedyncze dni nie zastąpią porządnego odpoczynku, ale pomagają przetrwać najciemniejszy okres roku. Jeśli resztę trzeba przenieść na kolejny rok, od razu ustal z przełożonym, że zaległe dni wykorzystasz w pierwszym kwartale, a nie „kiedyś”.

Rozmowa z przełożonym: przygotowanie i argumenty

Rozmowa o urlopie idzie najlepiej wtedy, gdy przychodzisz z gotowym planem, a nie z problemem. Przygotuj:

• listę proponowanych terminów z wariantem zapasowym,
• informację, kto przejmie twoje zadania i co zostanie dokończone przed wyjściem,
• krótką listę spraw, które mogą poczekać do twojego powrotu.

Mów konkretnie: „Mam do wykorzystania 12 dni z tego roku. Proponuję wziąć 5 dni w listopadzie i tydzień między świętami. Zadania z projektu X przejmie Y, raport oddam przed wyjściem”. Taka propozycja jest dla przełożonego łatwa do przyjęcia, bo widzi, że praca nie stanie. Jeśli spotkasz się z odmową, dopytaj o alternatywny termin i poproś o jego zapisanie w systemie lub mailu. Spokojna, rzeczowa rozmowa przyda się też przy innych tematach, na przykład wtedy, gdy przyjdzie czas, by poprosić szefa o podwyżkę.

Jak sprawić, by urlop naprawdę był odpoczynkiem

Zaległy urlop często bierze się w pośpiechu i spędza z telefonem służbowym w ręku. Wtedy trudno mówić o regeneracji. Przed wyjściem ustaw autoodpowiedź z informacją, kto cię zastępuje, wyłącz powiadomienia z komunikatorów firmowych i umów się z zespołem, w jakiej sytuacji mogą się z tobą kontaktować. Jeśli pracujesz zdalnie, schowaj laptopa do szafy. Brzmi banalnie, ale widok sprzętu na biurku wystarczy, by „tylko na chwilę” sprawdzić skrzynkę. Więcej o oddzielaniu pracy od życia prywatnego piszemy w tekście Jak ustalić granice w pracy zdalnej?

Warto też zwrócić uwagę na to, dlaczego urlop w ogóle się zaległ. Jeśli co roku kończysz z kilkunastoma niewykorzystanymi dniami, bo „nie było kiedy”, problem leży w ilości pracy lub w poczuciu, że bez ciebie nic się nie uda. To prosta droga do przeciążenia, o czym piszemy w artykule Zarządzanie energią życiową: Jak uniknąć wypalenia zawodowego? Plan urlopowy na kolejny rok, ułożony już w styczniu, pomaga przerwać ten schemat.